1 – INTRODUCCION

La razón de ser de todo almacén, estriba en el hecho de que el ser humano, debe de guardar aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Y esta es precisamente la razón última (ó primera), de la existencia de los almacenes: El hombre produce bienes en un lugar determinado del tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días.

Por ejemplo, cuando cortamos leña, lo hacemos en un momento determinado, y producimos la leña en un corto espacio de tiempo. No obstante, no la consumiremos probablemente al instante, y por supuesto, no la quemaremos en el hogar, toda a la vez. Por ello, debemos de almacenarla, y LÓGICAMENTE, debemos hacerlo de la forma mas racional posible, para impedir que se moje, para que ocupe el mínimo espacio posible, para que sea de fácil acceso y uso, y en definitiva, para que su almacenaje sea lo mas económico posible.

Este ejemplo, se puede aplicar a cualquier bien que se produzca.

De como almacenar y de los medios para conseguir un almacén OPTIMO, tratamos en las siguientes paginas.

2 – LOGÍSTICA DEL ALMACEN

2.1 - LOGÍSTICA Y PRODUCTIVIDAD.-

La logística, es una ciencia moderna, que, estudia el control del flujo de los materiales, en un proceso productivo, y trata de su optimización, bajo el punto de vista de conseguir los mejores resultados, con el mínimo esfuerzo, y con ello, el mayor ahorro de energía, y el menor numero de errores. En suma, con el menor coste.

Recientes cálculos, estiman, que una unidad cualquiera de mercancía, es manejada mecánicamente antes de su destino final, un número de veces, no inferior a 40, siendo el coste de este manejo mecánico, entre un 20 a un 30 %, del coste total del producto. Por ello, es comprensible, que cualquier disminución en el coste que representa el manejo de la mercancía, es importantísima, y es la Logística, la ciencia, que a través de sus muchas vertientes, trata de optimizar estos costes.

2.2 - CONTROL DE FLUJO.-

Se llama así, a la capacidad de un proceso industrial, de regular la cantidad y velocidad de los materiales, en llegar a los centros de producción y/ó de distribución. Un proceso industrial, es susceptible de mejora (en realidad, siempre lo es), si cumple, alguno de los siguientes requisitos:

a) : Se producen acumulaciones de material en un punto o varios del proceso (se forman los llamados cuellos de botella.

b) : Se producen desabastecimientos de material

c): Las rotaciones de las materias primas y/o de los productos acabados son pequeñas.

En grandes términos, la Logística, tratará de resolver, los siguientes problemas:

1º) - La mejora de los sistemas de transferencia de un producto, de una fase a otra del proceso productivo.

2º) - La adecuación de los ritmos de producción, en todas las fases del mismo.

3º) - La mejoras de las estructuras de almacenaje y manutención, entendidas como un concepto integral.

4º) - La aplicación de las filosofías del "Just-in-Time", para la reducción de Stocks de materias primas, productos intermedios y acabados.

5º) - Y en resumen, cualquier método, que suponga la mejora, entre todas las conexiones de un proceso industrial.

Y precisamente, uno de los problemas mas complejos, que se pueden encontrar, en el análisis de un proceso productivo, es precisamente, el del control del flujo de los materiales.

Muchas veces, nos encontramos, con que la política de las empresas, exige la compra masiva de materias primas ó productos acabados, como uno de los sistemas para mantener los costes, o bien, para aprovechar una buena coyuntura del mercado. Ello, trae consigo, la necesidad de contar, con unos medios racionales de almacenamiento y manutención de los mismos, de tal forma, que su amortización, no exceda a las ventajas que ha supuesto la compra de estos productos.

NEGOCIACIÓN – COMPRA

A veces estas compras, no están motivadas por su economía inmediata, sino, mas bien por su temporalidad, por lo cual, el problema, se traslada a reducir su temporalidad al máximo, tratando de vender o transformar los stocks, lo antes posible. Y otras veces, lo que nos aconseja el estudio de costes, es precisamente lo contrario, es decir, aumentar los stocks, para no producir en exceso, al no ser aconsejable este aumento.

En otras ocasiones, los llamados "cuellos de botella", no están producidos por compras masivas de material, sino simplemente, porque la introducción de un proceso intermedio en la Empresa, que sea mas moderno y/o de mayor rendimiento, no se adapta al proceso global de la empresa, y lo que se producen, son exceso de almacenes intermedios, al ser fabricados productos semielaborados, con una velocidad excesiva, para el consumo normal de la empresa.

Por otra parte, al examinar un problema logístico, debemos de ser capaces de hacer un esfuerzo de síntesis y abstracción, de forma que en principio el problema lo examinemos de forma totalmente teórica, para que después, paulatinamente vayamos aplicando dicha teoría, al caso concreto que nos ocupa.

Como vemos, pues, la Logística, no puede examinar un aspecto particular del problema, sin ver el conjunto en el cual se mueve, pues a menudo, la causa del problema, no se presenta cerca del mismo.

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No obstante, y generalizando, podríamos decir, que el problema mas frecuente, se localiza en una mala política de compras y de abastecimientos, normalmente desajustadas a la demanda y a la capacidad de transformación de la misma. Este problema, suele estar agravado, por el desconocimiento real de los stocks, al no contar con inventarios periódicos y fiables. La solución a estos problemas, suele ser bastante compleja, pues implica a sectores muy diversos, y frecuentemente ajenos a la empresa, tales como:

- Empresas auxiliares

- Productores de materias primas

- Transportistas

- Fabricantes de productos elaborados

- Centros de distribución.

- Organismos de Consumidores

Pero la implicación debe de realizarse de tal forma, que exista un verdadero flujo de información en todos los sentidos, de forma que el consumidor, pueda transmitir al fabricante, a través de los centros de distribución, sus verdaderas necesidades de consumo, no tan solo en tiempo y calidad, sino también, en forma y cantidad, con el fin de que éste, implicando a los transportistas, pueda informar, a su vez, al suministrados de materias primas y talleres auxiliares.

Al mismo tiempo, el suministrador de materias primas, incluyendo a los bienes y servicios, debe de informar al fabricante, implicando nuevamente al transportista, de sus necesidades y cambios coyunturales en la producción, para que así la información, llegue al consumidor, y de esta forma, adecúe y modernice, sus hábitos de consumo.

Este flujo de información, debe de hacer posible, el mejorar el flujo de los materiales, y con ello, reducir considerablemente el manejo mecánico de estos materiales. No olvidemos que , dentro de este manejo de materiales, se esconde un porcentaje muy elevado de costes producidos por el almacenamiento. Al mejorar el flujo de materiales, se disminuye el stock de los mismos, y por ello el coste del almacenamiento diferido y por tanto, de la producción.

Con una adecuada política logística, el coste del manejo mecánico de cualquier material, puede reducirse notablemente, en porcentajes que pueden ser definitivos dentro del competitivo mundo en que nos movemos, donde porcentajes de un 1, un 2 o un 3 %, en positivo o en negativo, pueda suponer, que una empresa, tenga perdidas o ganancias, en un solo ejercicio.

2.3 - COMO MEJORAR EL FLUJO DE LOS MATERIALES.-

En un proceso productivo, tan importante es llevar una mercancía a un punto, con gran velocidad, como llevarla en el momento preciso. De nada nos sirve llevar materiales a un punto de destino con gran rapidez, si luego se tardan meses en emplearse. Este principio del oportunismo, se basa en la filosofía del "just-in-time", que luego desarrollaremos. Aunque parezca paradójico, es mucho mas difícil llevar una mercancía, en un momento preciso del proceso industrial, que llevarla con rapidez. Y los errores en esta apreciación, suelen ser bastante mas caros.

La tecnología informática, nos ha enseñado la técnica de la rutina, por la cual, sabemos el promedio de necesidad de un producto en un punto y momento dado. Pero su simple aplicación, nos hace concebir procesos de producción tan rígidos, que cualquier cambio en las necesidades de la demanda, tan simple como qué un producto de alimentación, cambie la etiqueta, puede implicar un cambio total en los sistemas de producción. Ello, nos hace ver, que los sistemas que controlen el flujo de los materiales, deben de ser, lo suficientemente flexibles, para atender cualquier cambio significativo en la demanda. Este suele ser con frecuencia un problema de solución informática.

No obstante, y con ello llegamos aquí al punto que nos interesa resaltar, todos los productos, antes de llegar al consumidor, deben de pasar necesariamente por un centro de distribución. La distribución, no solamente debe de acumular el producto, sino que además, debe de hacerlo llegar al consumidor, en el momento y la cantidad adecuada. El almacenamiento y la distribución de los productos, incide en el costo final de los mismos, en porcentajes que superan el 40%. Cualquier reducción en el coste de almacenamiento, es importantísimo a la hora de definir el coste final del producto. O como es los mismo, ya que el precio de un producto lo fija muy comúnmente el mercado, la reducción de los costes de almacenamiento redunda de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa.

Pero no olvidemos que el almacenaje, interviene en todas las fases del proceso productivo, y el producto final, ha sufrido procesos de almacenamiento, bien desde el momento que era simple materia prima, hasta en cada uno de sus componentes y transformaciones, y finalmente en varias ocasiones, cuando ya se ha convertido en el producto definitivo.

Posiblemente y muy a menudo, cada proceso de transformación de un producto lo ha realizado una empresa distinta, con distintos sistemas logísticos y de almacenamiento, lo cual interviene de modo muy directo en el coste final del producto. Por ello es por lo que grande empresas como IBM, FORD, etc.....obligan a sus proveedores, a aplicar los principios de logística y almacenaje, que ellos mismos diseñan.

Pensemos por ejemplo, en un aparato electrodoméstico, y en las piezas que lo componen. ¿Cuantas veces la materia prima de que está compuesto (partes metálicas, plásticos, componentes eléctricos, etc.....); sus componentes (electrónicos, eléctricos, mecánicos, ornamentales, etc.....), sus embalajes, sus documentos, sus complementos, etc....., han estado ubicados en un determinado almacén, antes de que el producto final, llegue al consumidor. Si conseguimos reducir, el costo de cada almacenamiento, en un determinado porcentaje: ¿En cuanto se verá reducido el coste del producto?. La cifra, a veces, puede ser asombrosa.

2.4.- EL SISTEMA "JUST-IN-TIME".-

Durante la década de los 80, el desarrollo de los métodos automáticos y semiautomáticos de la Industria, ha cobrado su verdadero auge. No obstante, el aumento de la producción, nos ha llevado a una paradoja, que en pr8incipio indica que: al aumentar la productividad, se producen mas movimientos de materiales, por lo que se aumenta el coste de producción.

Una parte muy importante de los costes de producción, lo representan, los costes de almacenamiento y transporte interior, tal y como hemos indicado en el apartado anterior. Estos costes de almacenamiento, tienen una doble vertiente: por una parte el capital inmovilizado que suponen los materiales que integran el stock y su importantísimo coste final, y por otra parte, el coste inmediato del movimiento de los materiales y de los instrumentos necesarios para dicho movimiento.

Aunque el término "Just-in-Time", fue acuñado por los norteamericanos, fue en realidad la empresa japonesa TOYOTA, la primera en desarrollar dicha filosofía del control del flujo de los materiales, hace ya mas de treinta años.

En realidad el JIT, que literalmente traducido significa "justo en el tiempo", implica toda una filosofía de fabricación, manutención y almacenamiento, totalmente distinta a las fórmulas tradicionales que con mayor o menor acierto, se han aplicado en la industria occidental, desde principios de este siglo.

De un modo simplificado, diremos que la aplicación del JIT, supone:

a)- Realizar las compras de materias primas en el momento justo que se necesiten, de forma que su suministro, sea inmediato a su transformación.

b)- Almacenar las materias primas, solamente en la cantidad necesaria para un corto proceso de producción.

c)- Hacer llegar los materiales al centro de producción, justo en el momento que se precisen: ni antes, ni después.

d)- Mover los materiales el mínimo posible y con el mínimo coste de personal y maquinaria.

e)- Eliminar los almacenes intermedios y finales.

f)- Distribuir el producto, inmediatamente después de ser producido, eliminando en lo posible los almacenes de productos terminados, y dotándoles de una extraordinaria rotación.

g)- La eliminación de cualquier proceso, que suponga la acumulación o el movimiento de materiales, sin menoscabo de la efectividad del proceso industrial.

Esta filosofía, solo puede ser implantada con total efectividad, si están integrada en ella, todos los procesos productivos: suministradores, compradores, centros de almacenaje, compras, centros de distribución, centros financieros, comercial, etc..... y todo ello servido por un eficaz sistema informativo, lo cual, como es obvio, se hace absolutamente imprescindible.

Por supuesto, esta filosofía, es de distinta aceptación, y de mayor o menor implantación, según el tipo de industria de que estemos hablando.

Por supuesto, quizá donde mayor dificultad entrañe su aplicación, sea en los centros de distribución, aunque varios de sus principios, son desarrollados con éxito, cuando se trata de reducir movimientos, o dar una mejor rotación a los productos. En ello, interviene de manera decisiva, la elección de un sistema racional y adecuado de almacenaje.

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